Perbedaan Purchase Order, Quotation, dan Invoice

Dalam sebuah transaksi bisnis, terdapat beberapa dokumen yang mengawali hingga mengakhiri proses jual beli. Tiga di antaranya yang paling sering membingungkan adalah purchase order (PO), quotation, dan invoice. Ketiganya saling berhubungan, namun dibuat oleh pihak yang berbeda pada tahap yang berbeda pula.

Butuh membuat dokumen tersebut? Gunakan Purchase Order Generator, Quotation Generator, atau Invoice Generator dari Lumizo Docs.

Definisi Masing-Masing Dokumen

Purchase Order (PO)

Purchase order adalah dokumen yang diterbitkan oleh pembeli kepada penjual sebagai pesanan resmi atas barang atau jasa. Dokumen ini berisi rincian item, jumlah, harga satuan, syarat pembayaran, dan jadwal pengiriman.

Quotation

Quotation atau penawaran harga adalah dokumen yang diterbitkan oleh penjual kepada calon pembeli. Dokumen ini berisi daftar barang atau jasa beserta harganya, dan menjadi dasar bagi pembeli untuk memutuskan apakah akan melakukan pemesanan.

Invoice

Invoice atau faktur adalah dokumen tagihan yang diterbitkan oleh penjual setelah barang atau jasa diberikan. Dokumen ini memuat rincian transaksi dan menjadi dasar pembayaran dari pembeli.

Perbedaan Utama

1. Pihak yang Menerbitkan

• PO — Diterbitkan oleh pembeli
• Quotation — Diterbitkan oleh penjual
• Invoice — Diterbitkan oleh penjual

2. Waktu Penerbitan

• Quotation — Sebelum transaksi, sebagai penawaran harga
• PO — Saat pembeli menyetujui penawaran dan melakukan pemesanan
• Invoice — Setelah barang atau jasa diberikan

3. Fungsi Utama

• Quotation — Menawarkan harga dan menarik minat pembeli
• PO — Mengikat secara formal pesanan dari pembeli
• Invoice — Menagih pembayaran atas transaksi yang telah terjadi

Alur Transaksi yang Benar

Untuk memahami ketiganya, perhatikan alur transaksi berikut:

1. Penawaran — Penjual mengirimkan quotation berisi rincian harga kepada calon pembeli
2. Persetujuan — Pembeli menyetujui harga dan mengirimkan purchase order sebagai pesanan resmi
3. Pemenuhan — Penjual mengirimkan barang atau memberikan jasa sesuai pesanan
4. Penagihan — Penjual menerbitkan invoice sebagai tagihan pembayaran
5. Pembayaran — Pembeli membayar sesuai ketentuan yang tercantum dalam invoice

Kapan Masing-Masing Dokumen Dibutuhkan?

Untuk transaksi sederhana seperti pembelian barang secara tunai, quotation dan PO sering kali dapat dilewati. Namun untuk transaksi bernilai besar atau melibatkan termin pembayaran, ketiga dokumen ini penting untuk menjaga ketertiban administrasi dan menjadi bukti sah jika terjadi perselisihan.

Lumizo Docs menyediakan template profesional untuk seluruh dokumen ini. Anda dapat membuat quotation untuk menawarkan harga, purchase order untuk mencatat pesanan resmi, dan invoice untuk menagih pembayaran — semuanya dalam satu platform yang mudah digunakan.